“Geri bildirim” kelimesi son yirmi yıldır neredeyse hepimizin günde en az bir defa kullandığı bir kelime haline geldi. Bu arada “Feedback” İngilizce’den dilimize adapte ederek kullandığımız tam çevirisi ile geri besleme olarak da kullanılan bir kelime.
Peki tanımı nedir? Ne anlama geliyor? Diye sorarsanız, kısaca geri bildirim alan ve yapan arasında belli bir amacı olan, yapıcı olması gereken bir görüşme şeklidir.
Hakan Selahi
09 Mart 2015
“Geri bildirim” kelimesi son yirmi yıldır neredeyse hepimizin günde en az bir defa kullandığı bir kelime haline geldi. Bu arada “Feedback” İngilizce’den dilimize adapte ederek kullandığımız tam çevirisi ile geri besleme olarak da kullanılan bir kelime.
Peki tanımı nedir? Ne anlama geliyor? Diye sorarsanız, kısaca geri bildirim alan ve yapan arasında belli bir amacı olan, yapıcı olması gereken bir görüşme şeklidir.
Başta iş hayatı olmak üzere hayatımızın her alanında geri bildirimde bulunuyoruz. Burada ise iş hayatında geri bildirimin rolü üzerinde duracağım.
Sağlıklı bir geri bildirim süreci için olmazsa olmaz diyebileceğimiz birçok şey vardır. Ama geri bildirim verilirken, yapılan görüşmenin başarıya ulaşabilmesi için çok dikkat edilmesi gereken kurallar vardır. Sonuçta amaç, geri bildirim alan kişiye yarar sağlamaktır, incitmek değil. Bir bakıma bıçak sırtı bir süreç de diyebiliriz. İyi ellerde çok iyi sonuçlar verebilirken, ego dolu ruhlarda oldukça yıkıcı olabilir.
Geri bildirim genelde üç alanda olur. Takdir etme, performans iyileştirme ve yapıcı geri bildirim.
Takdir Etme: Çalışanın mevcut davranışlarını devam ettirmesi istenildiği zaman kullanılır ve olumlu yönlere odaklanılır.
Performans iyileştirme: Çalışanın, mevcut bazı alanlarda gösterdiği olumsuz performansı iyileştirmek için verilen geribildirimdir. İşini daha iyi yapabilmesi için kişide farkındalık oluşturabilmek önemlidir. Bunun yöntemi de eksikleri saymak değil, doğru soruları sorarak onun daha iyi yapabileceği alanları keşfetmesine yardımcı olmaktan geçer.
Yapıcı geri bildirim: Performans iyileştirme ve çalışanı geliştirmek için yapılan iki ayrı geri bildirimden oluşur.
Hangi amaçla kullanırsanız kullanın görüşme, geri bildirim verdiğiniz kişiye de söz hakkı tanıdığınız bir süreç olmalıdır. Fakat özellikle takdir dışındaki geri bildirimlerde ne yazık ki sürecin sıkça şu şekilde yürüdüğünü görüyoruz veya yaşıyoruz.
Geri bildirim – Bildirme – Haddini Bildirme
Böyle bir süreçten her iki taraf içinde hiç bir fayda çıkmayacağı kesin. Peki neden böyle oluyor? Gördüğüm, görüşmenin geri bildirim veren kişinin bilincinin kapanıp tamamıyla egosuyla hareket ettiği bir sürece dönüştüğüdür. Bunun sebebi, geri bildirim veren kişinin isteği dışında oluşan gelişmelerden dolayı karşı tarafı sorumlu tutmasından kaynaklanır. Yani egosal yaklaşımla sıkı bir haddini bildirme. Peki o zaman ne oluyor? Gerçek amaçtan oldukça uzaklaşıp, çalışandan beklentileri karşılamadığını aktararak onu yetersiz hissettirmek. Bu davranış çalışanı muhtemelen kaybetme riskiyle karşı karşıya kalmamıza neden oluyor. Cam eşyalar satan dükkana girmiş fil gibi bir etki yaratıyoruz çalışanda. Artık isteksiz, motivasyonsuz ve küsmüş bir çalışan oluşturmuş oluyoruz. Motivasyonsuz çalışanın kuruma katamadıklarını saymıyorum bile.
Diyelim ki; negatif şeyler söylemek her iki tarafı geren bir süreç. Peki takdir için geri bildirim sürecine ne demeli?
Kişiyi takdir etmek içinde geri bildirim görüşmesi yapılmalı. Yani çalışanı yaptığı bir şeyden dolayı takdir etmek. Teşekkür olabilir, sırtını sıvazlamak veya e-mail atmak olabilir. Yazı üzerinde çok zor olmamakla beraber bir çok insana zor geldiğini gözlemlemişizdir. Muhtemelen çoğumuz yaşamıştır. Çok mu zor? Kesinlikle hayır. Neden yapmıyoruz? “Şımartmayalım”, “ne gerek var”, “takdir edecek ne yaptı ki bu onun görevi zaten” vb. cümleler. Hakkıyla kişiyi toplum önünde takdir etmekte zorlanırken, tersi yapıldığında çok başarılı performans gösterebiliyoruz. Takdir etmek o kadar da zor olmamalı.
Takdir etmek için illa bir görüşme yapmayı beklemeye gerek yok. Bazen sadece “eline sağlık” yeterli olacaktır. Dikkat edilmesi gereken nokta takdir yöntemlerinin duruma uygun bir şekilde kullanılması. “Hızlı geri dönüşünüz için teşekkürler.” “Takibiniz için teşekkür ederim.”, “Çözüm öneriniz yerinde” vb. gibi.
Yapılan bilimsel araştırmalarda insanlar için takdir, bildiğiniz ücret dahil bir çok motivasyon aracının önünde yer aldığını gösteriyor. Bu gerçeği bir çoğumuz bilmemize rağmen takdir edemiyoruz, bırakın takdiri teşekkür etmekte bile zorlanıyoruz. Halbuki sıfır maliyeti olan takdirin çalışanda yarattığı etkiyi sağlayabilecek başka bir araç olmadığının farkına varmamız gerekiyor.
Gün gelir herkes başardığı, yaptığı veya yapmadığı şeylerden dolayı takdir edilmek ister.
